Кабинет для одного клиента и кабинет агентства с двадцатью клиентами решают разные задачи. В первом случае вопрос в том, что положить внутрь. Во втором к нему добавляются права команды, единый обзор всех проектов и передача дел при смене менеджера.
Что класть в кабинет и как его собрать, разобрано в статье про личный кабинет клиента. Здесь только то, что появляется при работе с несколькими проектами сразу.
Три роли вместо одной
В кабинете одного клиента ролей две: агентство и заказчик. В агентском их минимум три.
Клиент видит только свой проект. Ни списка других клиентов, ни намёка на их существование.
Аккаунт-менеджер видит своих клиентов и работает внутри их кабинетов: выкладывает отчёты, ставит задачи, отвечает на вопросы. Чужие проекты ему не видны.
Руководитель агентства видит всех: сводку по проектам, распределение клиентов между менеджерами, отклонения.
Четвёртая роль появляется позже, когда команда растёт: специалист по трафику или дизайнер, у которого доступ есть к материалам проекта, но не к документам и финансам.
Разграничение стоит закладывать сразу, даже если менеджеров пока двое. Переделывать структуру доступов на двадцати живых проектах заметно дороже, чем предусмотреть её на старте.
Сводка по всем клиентам
Главный экран руководителя. Без него агентство узнаёт о проблеме на проекте от клиента, а не от системы.
Что выводить в таблицу по каждому клиенту:
| Колонка | Зачем |
|---|---|
| Расход и плановый бюджет | Видно, кто не открутит план к концу месяца |
| Процент открутки | То же самое одним числом |
| Обращения и стоимость обращения | Основной результат |
| Изменение стоимости к прошлой неделе | Ловит ухудшение до того, как его заметит клиент |
| Аккаунт-менеджер | Понятно, кому задавать вопрос |
Поверх таблицы работает подсветка по правилам. Красным, если стоимость обращения выросла больше чем на пятую часть. Жёлтым, если открутка отстаёт от плана. Это превращает таблицу из отчётности в систему оповещения.
Отдельным блоком под таблицей идёт список проектов, требующих внимания сегодня, с короткой формулировкой причины. Не «отклонение по CPL», а «конкурент поднял ставки по брендовым запросам, кампания уходит в перерасход». Такая фраза экономит руководителю разбор.
Живой пример такой сводки: svodka-dfdahb.skatoolka.ru.
Что усложняется на масштабе
Наполнение. Один кабинет заполнить легко, а двадцать превращаются в процесс. Привяжите обновление к отправке отчёта: раз в месяц менеджер проходит по своим проектам и обновляет всё сразу. Без такой привязки часть кабинетов зарастает к третьему месяцу.
Единообразие. Если каждый менеджер оформляет отчёты по-своему, кабинет перестаёт быть лицом агентства. Нужен один шаблон на всех, а не рекомендация его придерживаться.
Смена менеджера. Главная причина, по которой агентский кабинет окупается. При передаче проекта новый человек открывает кабинет и видит всю историю: отчёты, документы, задачи, доступы. Без кабинета то же самое означает разбор чужой почты и чатов неделю.
Уход сотрудника. Доступы отзываются в одном месте. Если история проекта живёт в личных переписках менеджера, при его уходе она уходит вместе с ним.
Собрать кабинет агентства
Можете попробовать такой промпт в Шкатулке:
Сделай кабинет рекламного агентства для работы с несколькими
клиентами.
Три роли:
- клиент видит только свой проект
- аккаунт-менеджер видит только закреплённых за ним клиентов
- руководитель видит всех
Главный экран руководителя: таблица клиентов с колонками расход,
плановый бюджет, процент открутки, обращения, стоимость
обращения, изменение стоимости к прошлой неделе, ответственный
менеджер.
Подсветка строк: красным, если стоимость обращения выросла
больше чем на 20 процентов, жёлтым, если открутка отстаёт от
плана больше чем на 15 процентов.
Под таблицей блок «Требуют внимания сегодня» с причиной
текстом по каждому проблемному проекту.
Из каждой строки таблицы переход в кабинет клиента с разделами:
показатели за месяц, отчёты по месяцам, документы, задачи в трёх
колонках, доступы, контакты команды.
Оформление светлое, место под логотип агентства. Всё должно
работать на телефоне.Что попросить следующим сообщением:
- Добавь роль специалиста: видит материалы и задачи проекта, но не документы и финансы
- Сделай передачу клиента другому менеджеру одной кнопкой
- Добавь отправку сводки по отклонениям в Телеграм раз в день
Частые вопросы
С какого количества клиентов это имеет смысл? Примерно с пяти. До этого сводка не нужна, хватает кабинетов по отдельности и таблицы. После десяти работать без общего обзора уже тяжело.
Можно ли обойтись общей таблицей вместо кабинета? Да, для сводки руководителя таблица эту задачу закрывает. Но она не решает вторую половину: клиент в таблицу не заходит, а именно его кабинет снимает поток вопросов и удерживает проект.
Что делать с клиентами, которые не заходят в кабинет? Проверьте, дублируете ли вы содержимое кабинета в почте. Пока отчёт приходит вложением, клиент будет открывать вложение. Заходить он начинает, когда ссылка становится единственным способом.
Как передать проект новому менеджеру? В нормально устроенном кабинете это смена ответственного в одном поле: доступы, история и документы остаются на месте. Именно ради этого сценария агентский кабинет чаще всего и собирают.
Коротко
Агентский кабинет отличается от клиентского тремя вещами: ролями команды, сводкой по всем проектам с подсветкой отклонений и структурой, которая переживает смену менеджера.
Роли стоит заложить сразу, даже при двух сотрудниках. Переделывать доступы на живых проектах дороже.
Смысл появляется примерно с пяти клиентов. До этого достаточно отдельных кабинетов, разобранных в статье про личный кабинет клиента.
